Control de horario de empleados y la RPGD

El 12 de mayo de 2019 entró en vigor lo contemplado en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, la cual tiene vinculación con el RPGD y la LOPDGDD en atención a los datos tratados de los empleados.

Esta iniciativa tiene la intención de mantener un monitoreo con relación al cumplimiento laboral y la equidad de las horas extras pagadas y las que no.

En este proceso se suelen manejar los datos personales de los trabajadores, por esa razón la RPGD obliga a las empresas a proteger esta información sino quieren llevarse una fuerte sanción.

 Información personal y control horario de empleados

Para que haya un control laboral eficaz las empresas suelen utilizar un cierto sistema de recolección, como un escáner de huella dactilar o alguna otra alternativa de localización para cubrir el rastreo.

Otro factor que debe llevar a cabo la empresa o compañía es la de conservar ese registro por 4 años y facilitar el acceso al empleado, a la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social), y al comité de empresa si se encuentra disponible.

Por otra parte, las empresas tienen el derecho de utilizar los datos para responder a una obligación legal, no importa cómo gestione la recolección de los datos.

Ahora, si un tercero se ocupa de la recopilación de los datos como una empresa o aplicación web, automáticamente pasa a ser la responsable del tratamiento de datos y debe cumplir con la protección de los mismos.

RGPD, compilación de datos y geolocalización de empleados

Si una empresa opta por valerse de un sistema dactilar para recoger los datos de sus empleados al entra o salir de una jornada laboral, tiene que tener en cuenta que el Reglamento General de Protección de Datos categoriza esta dinámica como de necesaria protección.

Y esto tiene una serie de implicaciones a seguir:

• • Los empleados o trabajadores deben estar informados de esta medida como gestión de sus datos, pero no es necesario que brinden su aprobación.
  • Debe llevarse un estudio del efecto producido por los datos.
  • Se debe concretar una inspección del tratamiento.

Es de suma importancia asegurase de que los datos almacenados por el aparato biométrico respondan a las demandas de la RGPD, la empresa debe verificar que no haya ningún tipo de vulnerabilidad con el tratamiento de datos.

Lo mismo ocurre con los sistemas alternativos de geolocalización a los empleados con el fin de saber cuándo entran o salen de las instalaciones, para evitar cualquier tipo de problema con el organismo es preciso consultar los requisitos de protección.

Forma de aplicar el control de horario de empleados

La realidad es que no hay una forma establecida por ni por el Real Decreto-ley 8/2019 ni por el RGPD, para la recolección de los datos, cada empresa puede hacerlo de la manera que mejor crea, sin descuidarse de la seguridad que debe tener una vez en su poder. Pero si es requerido para un tema legal.

Tampoco es obligatorio que la compañía se centre en utilizar medios tecnológicos punteros, con emplear protocolos clásicos como una clave o tarjeta individual para efectuar el proceso es suficiente.

Pero, si se quiere optar por la huella dactilar para simplificar el registro y que a su vez sea un poco más liberal, se puede hacer una declaración que los métodos tradicionales como una tarjeta individual no son los más óptimos.

Volviendo al tema de la geolocalización, tampoco es un factor de suma obligación para llevar a cabo el tratamiento de datos, aunque es útil para amplificar la información en torno a los sitios visitados por el empleado.

En caso de que la compañía almacene toda la información en memorias físicas, estas deben contener un patrón de cifrado para obstaculizar el acceso a personas no autorizadas, si el dispositivo se extravía, nadie podrá ver los datos de los empleados.

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